Wir suchen Verstärkung: Mitarbeiter/in (w/m/d) für das Verwaltungssekretariat
Die Stelle auf einen Blick
| Amt: | Amt für Verkehr und Straßenbau |
| Funktion: | Mitarbeiter/in (w/m/d) im Verwaltungssekretariat |
| Entgeltgruppe: | für die Dauer des Einsatzes erfolgt eine übertarifliche Eingruppierung in Entgeltgruppe 6 TVöD |
| Wochenarbeitszeit: | 20 Stunden |
| Termin der Einstellung: | nächstmöglicher Zeitpunkt |
| Beschäftigungsdauer: | zunächst befristet bis zum 31. Dezember 2026 |
| Ende der Bewerbungsfrist: | 1. Februar 2026 |
- Führen des Sekretariats der Amtsleitung, erste Anlaufstelle für alle Mitarbeitenden des Amtes (Annahme von Krankmeldungen, Terminkoordination)
- Bearbeitung der schriftlichen Korrespondenz (Post, E-Mails)
- Terminplanung, -koordination und –überwachung für die Amtsleitung
- Organisation von Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen
- erste Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger sowie externen Partnerinnen und Partner (Erteilung von telefonischen Auskünften, Entgegennahme und Weiterleitung von Anfragen)
- Prüfung und Weiterleitung eingehender Rechnungen
- Überwachung und Weiterführung von Listen in Excel, Word und OneNote (zum Beispiel Antwortentwürfe oder Sperrungen von Straßen)
- Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial
- Unterstützung bei der Ausschussarbeit
- Gewährleistung von Büroöffnungszeiten
Formale Voraussetzungen
- Abschluss als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit dreijähriger Ausbildungsdauer
Fachliche /// Persönliche /// Soziale Kompetenzen
- fundierte Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, OneNote, Outlook)
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift auf mindestens Niveau C1 (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen für Sprachen)
- Flexibilität, Belastbarkeit und Teamfähigkeit
- ein klares und verbindliches sowie freundliches Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Bürgerinnen und Bürgern
- eine qualifizierte Einarbeitung
- abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit
- sichere Bezahlung und krisenfester Arbeitsplatz
- Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben
- flexible Arbeitszeiten und -formen (zum Beispiel Homeoffice)
- sechs Wochen Urlaub im Jahr
- Betreuung für Kinder von Mitarbeitenden bis drei Jahre bei unseren Stadtzwergen
- Jahressonderzahlung sowie betriebliche Altersvorsorge
- leistungsorientierte Bezahlung
- persönliche und fachliche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Firmenfitness in Zusammenarbeit mit dem Anbieter Hansefit
- Corporate Benefits - Finanzielle Vorteile durch Rabatte für Mitarbeitende
- Zuschuss zum Deutschland- oder Jobticket
- Rad-Leasing
Wir haben noch mehr zu bieten! Erfahre mehr über unsere Benefits ».
Noch nicht überzeugt? Dann komm uns gerne ganz unverbindlich im Amt für Verkehr und Straßenbau besuchen, schau dir die Stelle an und lass sie dir vom Team erläutern! Einfach anrufen und einen Termin vereinbaren. Wir freuen uns auf deinen Besuch und deine Bewerbung!
Auskünfte zum Aufgabenbereich erteilt gern Thomas Mehrtens, Leiter des Amtes für Verkehr und Straßenbau, Telefon 0441 235-2212.
Fragen zum Bewerbungsverfahren beantwortet Lina Lübben, Fachdienst Personal und Organisation, Telefon 0441 235-2789.
Wir verstehen Diversität als Bereicherung und haben uns mit der Unterzeichnung der Charta der Vielfalt ausdrücklich dazu bekannt. Wir leben eine offene und tolerante Unternehmenskultur, in der alle Beschäftigten die gleiche Wertschätzung und Förderung erfahren und wünschen uns Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die dazu beitragen.
