Wir suchen Verstärkung: Mitarbeiter/in (w/m/d) für das Verwaltungssekretariat
Die Stelle auf einen Blick
| Amt: | Gesundheitsamt |
| Fachdienst: | Verwaltung |
| Funktion: | Mitarbeiter/in (w/m/d) für das Verwaltungssekretariat des Fachdienstes Infektionsschutz und Hygiene |
| Entgeltgruppe: | EG 5 TVöD |
| Wochenarbeitszeit: | 30 Stunden |
| Termin der Einstellung: | 1. Januar 2027 |
| Beschäftigungsdauer: | unbefristet |
| Ende der Bewerbungsfrist: | 13. Oktober 2026 |
Im Fachdienst Verwaltung werden alle nicht-medizinischen Tätigkeiten im Gesundheitsamt koordiniert und abgewickelt. Hierzu gehören klassischen Verwaltungsarbeiten wie die Terminkoordination, die Aktenbearbeitung (analog und digital), das Klären von rechtlichen und organisatorischen Fragen sowie Servicearbeiten für die Kolleginnen und Kollegen der anderen Fachdienste im Gesundheitsamt.
Im Fachdienst Verwaltung arbeiten 15 Mitarbeiterinnen, davon neun Kolleginnen in den Sekretariaten der Amtsleitung und der anderen Fachdienste (amtsärztlicher Dienst, Kinder- und Jugendgesundheit, Sozialpsychiatrischer Dienst), sechs Mitarbeiterinnen sind im Bereich der Verwaltung an sich tätig.
Zum Fachdienst Infektionsschutz und Hygiene gehören sechs Mitarbeitende. Die Aufgaben in diesem Fachdienst sind sehr vielfältig und gehen von der Nachverfolgung von meldepflichtigen Erkrankungen über die Begehung von Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen bis zur Überwachung des Trink- und Badewassers.
Das Gesundheitsamt befindet sich an der Industriestraße 1b in 26121 Oldenburg (Alte Fleiwa).
Koordinierung und Bearbeitung des Schriftverkehrs
persönliche und telefonische Auskünfte, Entgegennahme und Weiterleitung von Anfragen
Aktenführung und -verwaltung (analog und digital)
Koordinierung von Terminen für die Fachdienstleitung
Administrative Abwicklung der Drogen- und Alkoholabstinenzuntersuchungen
Überprüfen der Todesbescheinigungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit und anschließende Bearbeitung bei Fehlern oder fehlenden Angaben
Schreiben von ärztlichen Stellungnahmen, Aktenvermerken und Anschreiben nach Diktat
Mitarbeit bei der Digitalisierung (Fragen im Zusammenhang mit der e-Akte, Anbindung an die Telematik im Gesundheitswesen)
Formale Voraussetzungen
- ein abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit mindestens dreijähriger Ausbildungsdauer
Fachliche /// Persönliche /// Soziale Kompetenzen
selbständige und strukturierte Arbeitsweise
sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook) und Bereitschaft, sich in das Fachprogramm ISGA einzuarbeiten
Verantwortungsbewusstsein
Flexibilität, Belastbarkeit und Teamfähigkeit
freundliches, klares und verbindliches Auftreten
Die ausgeschriebenen Tätigkeiten dürfen von Personen, die nach dem 31. Dezember 1970 geboren wurden, nur ausgeübt werden, wenn ein ausreichender Impfschutz oder eine Immunität gegen Masern nachgewiesen wird. Vor Arbeitsbeginn ist deshalb entweder eine Impfdokumentation oder ein ärztliches Zeugnis darüber vorzulegen, dass ein den Empfehlungen der Ständigen Impfkommission des Robert-Koch-Instituts (STIKO) entsprechender Impfschutz oder eine Immunität gegen Masern besteht. Kann aufgrund einer medizinischen Kontraindikation nicht geimpft werden, ist dies ebenfalls durch ein ärztliches Zeugnis zu belegen.
- eine qualifizierte Einarbeitung
- abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und interessante Tätigkeit
- sichere Bezahlung und krisenfester Arbeitsplatz
- Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben
- sechs Wochen Urlaub im Jahr
- Betreuung für Kinder von Mitarbeitenden bis drei Jahre bei unseren Stadtzwergen
- Jahressonderzahlung sowie betriebliche Altersvorsorge
- leistungsorientierte Bezahlung
- persönliche und fachliche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Firmenfitness in Zusammenarbeit mit dem Anbieter Hansefit
- Zuschuss zum Deutschland- oder Jobticket
- Corporate Benefits - Finanzielle Vorteile durch Rabatte für Mitarbeitende
- Rad-Leasing
Wir haben noch mehr zu bieten! Erfahre mehr über unsere Benefits ».
Noch nicht überzeugt? Dann komm uns gerne ganz unverbindlich im Fachdienst Verwaltung des Gesundheitsamtes besuchen, schau dir die Stelle an und lass sie dir vom Team erläutern! Einfach anrufen und einen Termin vereinbaren. Wir freuen uns auf deinen Besuch und deine Bewerbung!
Auskünfte zum Aufgabenbereich erteilt gern gern Inka Thole, Leiterin des Fachdienstes Verwaltung, Telefon 0441 235-8621.
Fragen zum Bewerbungsverfahren beantwortet Anna Bültermann, Fachdienst Personalmanagement, Telefon 0441 235-2332.
Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am Montag, 26. Oktober 2026, statt.
Wir verstehen Diversität als Bereicherung und haben uns mit der Unterzeichnung der Charta der Vielfalt ausdrücklich dazu bekannt. Wir leben eine offene und tolerante Unternehmenskultur, in der alle Beschäftigten die gleiche Wertschätzung und Förderung erfahren und wünschen uns Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die dazu beitragen.
